Budgetplan - warum er so wichtig ist und wie man ihn erstellt

Die Erstellung eines Budgetplans gehört selten zu den beliebten Aufgaben in einem Unternehmen: In der Regel treffen zu hohe Anforderungen auf zu wenig Geld, es kommt zu Machtkämpfen um das höchste Budget, und die Ressourcen werden infolgedessen nicht sinnvoll eingesetzt. Den Budgetplan einfach überspringen? Das ist definitiv nicht die Lösung, denn er schafft Transparenz über die finanzielle Situation im Unternehmen.

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Was versteht man unter einem Budgetplan?

Der Budgetplan kann als eine Prognose der erwarteten Ausgaben und Einnahmen mit einem Planungshorizont von in der Regel einem Jahr definiert werden. Genauer gesagt bestimmt der Budgetplan die in einem Jahr zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel und deren Verteilung auf Organisationseinheiten, Projekte und unternehmerische Aktivitäten. Der Budgetplan soll die übergeordneten Unternehmensziele stets bestmöglich unterstützen, dabei soll aber nicht mehr ausgegeben werden, als wirtschaftlich vertretbar ist.


Warum einen Budgetplan aufstellen?

Der Budgetplan ermöglicht es dem Unternehmen, die angestrebte und die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens im Laufe des Jahres zu vergleichen. Stimmen Vorstellungen über die Geschäftsentwicklung und die Realität überein? Ein Blick in den Finanzplan zeigt Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind und wie es um Ihre Liquidität bestellt ist.

Die verschiedenen Arten von Budgetplänen

Budgetpläne können je nach Bedarf unterschiedliche strategische Anforderungen erfüllen. Operative Budgetpläne bilden einen kurzfristigen Planungshorizont von einem Monat bis zu einem Jahr ab, während strategische Budgetpläne eine langfristige Planung von bis zu 10 Jahren ermöglichen.

Auch die Verteilung der Budgets kann unterschiedlich gestaltet werden - bei der Top-Down-Methode entscheidet die Führungsebene über die Verteilung auf kleinere Organisationseinheiten, während bei der Bottom-Up-Methode zunächst Teilbudgets in kleineren Teams oder Einheiten beschlossen werden und dann ein Gesamtbudget festgelegt wird.

Schließlich wird zwischen input- und outputorientierter Budgetierung unterschieden. Bei ersterer basiert der Budgetplan auf den Erfahrungen der Vergangenheit, bei letzterer auf den gesetzten Zielen.


Budgetplan erstellen Schritt für Schritt

  1. Blick in die Vergangenheit: Gibt es wesentliche Veränderungen im Unternehmen, in den Zielen oder in der Ressourcenplanung im Vergleich zum letzten Geschäftszeitraum? Bei größeren Veränderungen sind die Vorjahreszahlen nur bedingt als Orientierungshilfe für die Budgetplanung geeignet, ansonsten sind vergangene Zeiträume ein guter Anhaltspunkt.

  2. Prognose über Einnahmen: Ermitteln Sie Ihre Einnahmen u. a. auf der Grundlage der vergangenen Geschäftsjahre und der Unternehmensziele.

  3. Aufstellung der Fixkosten: Ermitteln Sie Ihren Overhead - dazu gehören u. a. Gehälter, Miete, Versicherungen, Versorgungsleistungen und Kreditzahlungen.

  4. Zusammentragen der variablen Kosten: Zu den variablen Kosten gehören Investitionen, Marketingausgaben, Reisekosten, Ausgaben für Material und Büroausstattung, Abonnements und Kosten für Freiberufler. Diese Kosten können im Notfall schnell und flexibel gesenkt werden.

  5. Mehrkosten berücksichtigen: Stellen Sie einmalige größere Posten fest, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Solche zusätzlichen Kosten können zum Beispiel die Veranstaltung einer Firmenfeier und die Beauftragung einer externen Beratungsfirma sein.

  6. Den Cashflow prüfen: Nachdem Sie eine Prognose über die Einnahmen und Ausgaben erstellt haben, lohnt sich ein Blick auf den Cashflow der vergangenen Geschäftsperiode. Gab es außergewöhnliche Posten oder saisonale Effekte, die bei der Planung des Budgets für das nächste Jahr ebenfalls berücksichtigt werden müssen

  7. Entscheidungen treffen und Budgets zuteilen: Um fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Budgets an Projekte und Teams treffen zu können, müssen die übergreifenden strategischen Ziele Ihres Unternehmens klar sein. Neben den Zielen können auch der Umsatzanteil und die Wettbewerbsorientierung als Richtschnur für die Zuweisung dienen.

  8. Kommunikation als das A und O: Treffen Sie Entscheidungen nicht im stillen Kämmerlein, sondern beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planungsphase ein, denn schließlich müssen Ihre Entscheidungen vom Team mitgetragen werden. Kommunizieren Sie bei der Vorstellung des Budgetplans klare Verantwortlichkeiten und Erwartungen an die Mitarbeiter. In der Kommunikation sollte immer Zeit und Raum für einen offenen Austausch von Ideen und Feedback sein.


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Tipps für effektive und realistische Budgetpläne:

  • Das richtige Timing: Planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung des Budgetplans ein. Die Erfahrung zeigt, dass der November ein guter Zeitpunkt für die Erstellung des Budgetplans ist, da noch genügend Zeit für die Planung zur Verfügung steht, aber nicht zu viel Unsicherheit über das kommende Geschäftsjahr besteht.

  • Seien Sie realistisch: Anfängliche Euphorie über ein neues Projekt, übertriebener Optimismus und unrealistisches Wunschdenken werden Ihnen später nur auf die Füße fallen. Ziehen Sie deshalb bei der Planung Zahlen aus dem Vorjahr, Recherchen und ggf. externe Daten heran.

  • Messbarkeit und klare Verantwortlichkeiten: Involve the right teams in planning and define business-relevant metrics.

  • Flexibilität und Handlungsspielraum: Geben Sie den Verantwortlichen in der Budgetplanung einen angemessenen Spielraum für eigene Entscheidungen, um flexibel auf Entwicklungen reagieren zu können. Ebenso sollten möglichst viele unterschiedliche Einflussfaktoren und Szenarien in die Planung einfließen, damit schnell und dynamisch gehandelt werden kann - dazu ist es unerlässlich, die Prognosen im Budgetplan unterjährig zu überprüfen und einen Soll-Ist-Vergleich zu erstellen.

  • Geeignete Tools und Buchhaltungsprogramme: Greifen Sie auf intelligente Tools und Dienste zurück, um den Budgetplan so effizient wie möglich zu gestalten und anschließend Ihre finanzielle Situation zu überprüfen. Mit Tidely können Sie ganz einfach einen Soll-Ist-Vergleich Ihrer finanziellen Situation erstellen und auf einen Blick sehen, ob Ihr Unternehmen im Einklang mit dem Budgetplan handelt oder ob Anpassungen am Plan vorgenommen werden müssen.



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