Innerhalb eines Start-Ups, Handwerksbetriebs oder anderer kleinerer bis mittlerer Unternehmen fällt die Rechnungsstellung oft direkt auf den Leistungserbringer zurück. Viele Unternehmer bestimmen erst ab einer gewissen Unternehmensgröße einen Mitarbeiter der sich ausschließlich mit der Rechnungsstellung und Buchhaltung auseinandersetzt. Jedoch sollte das richtige Rechnungsmanagement keine Frage der Unternehmensgröße, sondern eine Selbstverständlichkeit sein.
Was bedeutet eigentlich Rechnungsmanagement?
Vereinfacht beinhaltet das Rechnungsmanagement alle Schritte von der Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungsein- bzw. auch -ausgang. Man unterscheidet beim Rechnungsmanagement zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung.
Bei der Eingangsrechnung erhält das Unternehmen eine Rechnung eines externen Dienstleisters oder Lieferanten. Das Rechnungsmanagement einer Eingangsrechnung umfasst:
Erfassung der Rechnung
Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben
Interne Zuordnung der Rechnung
Fristgerechte Begleichung der Rechnung
Rechtssichere Archivierung der Rechnung
Die Ausgangsrechnung ist eine Rechnung die das Unternehmen einem Kunden für eine erbrachte Leistung stellt. Das Management einer Ausgangsrechnung umfasst:
Korrekte und fristgerechte Rechnungsstellung
Versand der Rechnung
Überwachung der Zahlungseingänge
Forderungsmanagement bei Zahlungsverzug
Rechtssichere Archivierung der Rechnung
Warum ist ein gutes Rechnungsmanagement so wichtig?
Ein organisiertes Rechnungsmanagement ermöglicht dem Unternehmer ein besseres Zeitmanagement, da Prozesse einheitlich ablaufen und somit Fehler vermieden werden. So bleibt mehr Zeit für die eigentlichen geschäftlichen Aktivitäten. Auch die Buchhaltung benötigt die Belege fristgerecht und fehlerfrei.
Im Hinblick auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist ein strukturiertes Rechnungsmanagement nicht nur wichtig, sondern zwingend erforderlich. So müssen Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang so archiviert werden, dass sie vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt sind.
Eine strukturierte Rechnungsverwaltung hilft dem Unternehmen auch, die Kontrolle über seine Liquidität zu behalten, indem es einen Überblick über die Ein- und Ausgangsrechnungen erhält und Forderungen schnellstmöglich in Liquidität umwandelt.
Professionelles Rechnungsmanagement aus Liquiditäts-Perspektive
Dass ein Unternehmen ein durchdachtes und verlässliches Rechnungsmanagement benötigt, sollte nun keine Frage mehr sein. Aber trotzdem gestaltet sich das Ganze in der Realität oftmals schwieriger als erwartet.
Ausgestellte Rechnungen sind fehlerhaft, werden viel zu spät gestellt oder es fehlt ein konsequentes und klares Mahnwesen. Um das Rechnungsmanagement im eigenen Unternehmen optimal aufzustellen, sollten folgende Punkte unbedingt beachtet werden:
Das Rechnungsmanagement sollte während des gesamten Kundenkontakts im Hinterkopf behalten werden. Eine Bonitätsprüfung des Kunden noch vor der Leistungserbringung verringert das Risiko eines Zahlungsausfalls und sollte deshalb fester Bestandteil im Projektablauf sein.
Nach der Leistungserbringung und -abnahme, kommt es schließlich zur Rechnungsstellung. Hier sollte eine möglichst zeitnahe Rechnungsstellung angestrebt werden, um die eigene Liquidität zu optimieren. Am besten die Rechnung wird am Tag nach der Leistung dem Kunden übermittelt. Damit dies reibungslos klappen kann, müssen alle nötigen Rechnungsinformationen, wie Stundennachweise und Materialverbrauch, immer sofort an die Buchhaltung übermittelt werden.
Neben der Schnelligkeit der Rechnungsstellung ist die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben auf der Rechnung entscheidend für den Zeitpunkt des Rechnungseingangs. Denn nur vollständige und korrekte Rechnungen werden beglichen, alle anderen gehen mit der Bitte zur Korrektur meist zurück zur Buchhaltung – und das kostet Zeit. Auch sollte die Rechnung so klar wie möglich strukturiert sein: Empfehlenswert ist es beispielsweise ein konkretes Datum für das Zahlungsziel zu nennen statt einem Zeitraum. Das gibt dem Kunden Klarheit, bis wann die Rechnung beglichen werden muss.
Kommt es aber trotz alledem zu Zahlungsverzug bei einem Kunden, sollte der Mahnprozess konsequent eingeleitet werden.
Der Umgang mit den offenen Ausgangsrechnungen ist ein oft schwieriges Thema im Unternehmen. Mitarbeiter sind im Unternehmensalltag gefangen und die offenen Rechnungen bleiben häufig unentdeckt. Bei kleineren, regional-tätigen Unternehmen kann die persönliche Beziehung zum Kunden hinzukommen, welche die Schwelle des Forderungsmanagements zusätzlich erhöht. Teil des professionellen Rechnungsmanagements ist es deshalb, offene Posten nachzuverfolgen, wenn nötig ein Mahnverfahren einzuleiten und dabei die persönliche Ebene auszublenden.
Der richtige Umgang mit offenen Posten ist essentiell für die Liquidität eines Unternehmens, nicht nur auf der Eingangs-, sondern auch auf der Ausgangsseite. Zahlungsausgänge wirken sich direkt auf die Liquidität eines Unternehmens aus und sollten daher optimal gestaltet werden. Auf der Eingangsseite ist es natürlich wichtig, die offenen Posten so zeitnah wie möglich zu realisieren, um die eigene Liquidität zu erhöhen.
Tidely unterstützt beim Rechnungsmanagement
Tidely hilft Dir, den Überblick bei Deinem Rechnungsmanagement zu behalten. Du siehst auf einen Blick, welche Posten noch offen sind und wann Du mit Einzahlungen rechnen kannst bzw. wann Auszahlungen anfallen. Durch einfaches Verschieben der offenen Posten kannst Du sehen, welche Auswirkung dies auf Deine Liquidität hat und entsprechend planen. Macht es vielleicht Sinn, mit dem Kunden ein kürzeres Zahlungsziel zu vereinbaren und mit dem Lieferanten über ein längeres Zahlungsziel zu verhandeln?
Damit Du die wichtigsten offenen Posten auf einen Blick siehst, fasst Tidely die Top 5, also die größten offenen Posten, eines jeden Monats übersichtlich zusammen. Optimiere Dein Rechnungs- und Liquiditätsmanagement mit Tidely und überzeuge Dich selbst!