Szenarioplanung: Wie Forecasting im Unternehmensalltag funktioniert

Die Führung eines Unternehmens ist stets von Unsicherheiten geprägt. Oft entwickeln sich die Dinge anders als ursprünglich geplant. Sowohl interne als auch externe Faktoren, die oft unvorhersehbar sind, können Unternehmen dazu zwingen, ihre Strategie zu überdenken oder gar grundlegend zu ändern. Eine flexible Reaktion auf günstige Ereignisse ist dabei genauso wichtig wie das Management unerwarteter Herausforderungen. Deshalb ist es wichtig, als Unternehmer verschiedene Szenarien durchzuspielen und mögliche Strategien vorzubereiten.

Wir erklären, was es mit Szenarioplanung auf sich hat, warum sie für das Cashflow-Management wichtig ist und wie Software Dich dabei unterstützen kann.

Was ist ein Szenario?

Ein Szenario, im Kontext der Unternehmensplanung und -strategie, ist eine ausführliche und strukturierte Beschreibung einer möglichen zukünftigen Situation, die auf bestimmten Annahmen basiert. Es dient dazu, verschiedene Entwicklungen zu antizipieren und darauf vorbereitet zu sein. Szenarien werden genutzt, um Risiken und Chancen zu identifizieren und Handlungsstrategien zu entwickeln.

Was ist Szenarioplanung?

Die Szenarioplanung ist ein strategisches Instrument und ermöglicht es, unterschiedliche Zukunftsszenarien zu simulieren und geeignete Maßnahmen zu entwickeln. Diese Vorgehensweise dient nicht nur als Entscheidungshilfe für strategische Alternativen, sondern unterstützt auch die Entwicklung konkreter Strategien für den Umgang mit unvorhergesehenen internen und externen Ereignissen.

Besonders in der Finanz- und Liquiditätsplanung spielt die Szenarioplanung eine zentrale Rolle, um Veränderungen im Cashflow besser abschätzen und Liquiditätsengpässe vermeiden zu können. Forecasts zu erstellen, hilft zudem, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und von unterschiedlichen Geschäftsbereichen zu fördern.

Szenarienplanung vs. Forecasting – die Unterschiede

Neben der Szenarioplanung ist das Forecasting ein weiteres essenzielles Instrument der Unternehmensplanung und -steuerung.

Forecasts konzentrieren sich meist auf einen unterjährigen Planungshorizont und können, dank ihres eher geringen Detailgrads, schnell an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Der reguläre Forecast stellt in der Regel den Normal Case für die Unternehmensentwicklung dar.

Szenarien hingegen sind Forecasts beziehungsweise Prognosen, die unter Berücksichtigung möglicher Realitäten erstellt werden. Die Erstellung eines Forecasts ist für die Entwicklung von Szenarien unerlässlich, da diese auf den Prognosen aufbauen. Durch Szenarioplanung können Unternehmen verschiedene mögliche Zukünfte durchspielen, die auf unbekannten Risiken und Unsicherheiten basieren.

Die Planungshorizonte von Szenarien und Prognosen können stark variieren. Ob ein kurzfristiger oder langfristiger Planungshorizont gewählt werden sollte, hängt von der jeweiligen Fragestellung ab.

Szenarien erstellen: Normal-, Best- und Worst-Case-Szenarien

Zu den grundlegenden Szenarien, die die gesamte Entwicklung des Unternehmens berücksichtigen, zählen:

• Normal-Case-Szenario
• Best-Case-Szenario
• Worst-Case-Szenario

Diese Szenarien beinhalten Annahmen über zukünftige Zustände des Unternehmens sowie mögliche Entwicklungen in der Branche und der gesamten Wirtschaft. Sie berücksichtigen Faktoren wie Produktpreise, Betriebskosten, Zinssätze und Inflation, die das Unternehmen beeinflussen können. Je nach Branche und Unternehmensmodell können diese Szenarien unterschiedlich ausfallen.

Normal-Case-Szenario

Dieses Szenario berücksichtigt die durchschnittliche Entwicklung der zuvor definierten Annahmen und ist das realistischste der drei Szenarien. Es basiert auf Erfahrungen und historischen Daten und bildet eine Entwicklung ab, die durch keine wesentlichen positiven oder negativen Ereignisse beeinflusst wird.

Beispiel: In einer Media-Agentur wird angenommen, dass die meisten Kunden pünktlich zahlen, Projekte im Rahmen bleiben, Miet- und Lohnkosten moderat steigen und Verkaufsaktivitäten zufriedenstellend verlaufen. Die Auswirkungen wären stabile Einnahmen, kontrollierte Ausgaben, planmäßig verlaufende Projekte und eine moderate Verbesserung der Marktposition.

Best-Case-Szenario

Hier wird das ideale Szenario als Summe positiver Einflussfaktoren definiert. Dieses Szenario ist optimistischer, aber weniger wahrscheinlich als das Normal-Case-Szenario.

Beispiel: In der Media-Agentur würde der Best-Case bedeuten, dass alle Kunden ihre Rechnungen immer pünktlich bezahlen, alle Projekte nach Plan abgeliefert werden, Miet-, Budget- und Lohnkosten niedrig sind und Sales-Aktivitäten optimal laufen.

Worst-Case-Szenario

Worst-Case-Szenarien berücksichtigen als Summe der negativen Einflussfaktoren die schwerwiegendste negative Ausprägung der definierten Annahmen. Diese Szenarien sind pessimistischer, aber auch weniger wahrscheinlich als das Normal-Case Szenario.

Beispiel: In der Media-Agentur wäre der Worst Case, dass die Zahlungen der Kunden erst nach mehrfacher Mahnung eingehen, Projekte nicht vollständig verrechenbar sind, Mieten und Lohnkosten steigen und die Sales-Bemühungen ins Leere laufen.

Szenarioplanung: 3 Beispiele für Cashflow-Szenarien

Neben den allgemeinen Unternehmensszenarien ist es durchaus sinnvoll, einzelne Entscheidungen zu testen und deren Auswirkungen auf den Cashflow zu prognostizieren. Szenarioplanung und Cashflow-Management sind eng miteinander verbunden. Durch Szenarioplanung können Unternehmen einen Forecast erstellen und verschiedene mögliche Zukunftsszenarien durchspielen, wie zum Beispiel ein Worst-Case- oder Best-Case-Szenario. Diese Szenarien helfen dabei, die möglichen Auswirkungen auf den Cashflow zu verstehen.

Je nach Unternehmen und Geschäftsmodell gibt es unterschiedliche Cashflow-Szenarien. Im Folgenden zeigen wir drei Beispiele für Cashflow-Szenarien, die auf viele Unternehmen zutreffen, und betrachten mögliche Auswirkungen sowie Strategien.

1. Umgang mit verspäteten Zahlungseingängen

Der Zeitpunkt der Einzahlungen ist ein wesentlicher Faktor für das Liquiditätsmanagement. Bei einer effizienten Liquiditätsplanung wird jeder Einzahlung ein voraussichtliches Datum zugeordnet. Wird dieses Datum nicht eingehalten, ist die Liquiditätsrechnung nicht mehr korrekt. Im schlimmsten Fall treffen alle erwarteten Einzahlungen zu spät ein. Dies kann vor allem bei einem rechnungsbasierten Projektgeschäft mit einem Zahlungsziel, wie es bei Bauunternehmen häufig vorkommt, passieren.

Um dieses Szenario zu beurteilen, ist es wichtig zu wissen, wie viel Geld das Unternehmen auf dem Konto zur Verfügung hat und welche Auszahlungen getätigt werden müssen.

Mögliche Auswirkungen können sein:

• Liquiditätsengpässe
• Rechnungen und laufende Kosten können möglicherweise nicht pünktlich beglichen werden
• Finanzielle Unsicherheit wächst

Folgende Strategien können bei der Betrachtung dieses Szenarios als Lösung helfen:

• Pufferkonten anlegen, um kurzfristige Engpässe zu überbrücken
• Frühzeitige Mahnungen und strikte Zahlungsbedingungen einführen
• Kredite oder Kreditlinien als Reserve bereithalten

Die Betrachtung dieses Szenarios hilft bei der Einschätzung des Risikos, dass dem Unternehmen das Geld ausgeht.

2. Planung von Teamwachstum

Das richtige Team ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Doch auch bei steigenden Umsätzen sollte man den Kostenfaktor für neues Personal nicht unterschätzen, denn dieser ist einer der teuersten in jedem Unternehmen.

Mögliche Auswirkungen können sein:

• Höhere Personalkosten beeinträchtigen den Cashflow
• Verzögerung bei Neueinstellungen, die das Wachstum bremsen
• Rechtzeitige Einstellung ermöglicht bessere Auftragsbearbeitung und Kundenzufriedenheit

Daraus ergeben sich folgende Strategien, mit denen Du Cashflow-seitig auf Nummer sicher gehen kannst:

• Umsatzbezogene Meilensteine definieren, die vor Neueinstellungen erreicht werden müssen
• Budget für Personalkosten sorgfältig planen und überwachen
• Teilzeit- oder befristete Arbeitskräfte als flexible Lösung einsetzen

3. Große Investitionen tätigen

Große Anschaffungen, wie neue industrielle Maschinen oder auch Laptops für das gesamte Team, kosten viel Geld. Manchmal lohnt es sich zu fragen, ob diese Anschaffungen wirklich notwendig sind. Der Zeitpunkt für Anschaffungen sollte klug gewählt werden: Um den idealen Zeitpunkt für Investitionen zu definieren, sollten mögliche Cashflow-Szenarien betrachtet werden.

Mögliche Auswirkungen sind:

• Große einmalige Ausgaben belasten den Cashflow
• Moderne Ausrüstung kann die Effizienz und Produktivität steigern
• Langfristige Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen sind möglich

Diese Strategien können helfen, das Risiko des Szenarios abzuwägen:

• Investitionen sorgfältig planen und priorisieren
• Finanzierungsmöglichkeiten wie Leasing oder Ratenzahlung prüfen
• Return on Investment (ROI) kalkulieren und sicherstellen, dass Investitionen langfristig rentabel sind.

4 Schritte der Szenarienplanung mit Tidely

Szenarioplanung ist für effektives Cashflow-Management ein wichtiges Vorgehen. Tidely hilft Dir bei der Aufstellung wichtiger, unternehmensindividueller Szenarien und unterstützt Dich in allen vier Schritten der Szenarioplanung:

1. Situationsanalyse: Wichtige Faktoren erkennen

Zu Beginn müssen die entscheidenden Einflussfaktoren identifiziert werden, die das Geschäft beeinflussen. Unsere Budgetplanung-Software bietet Dir hier eine umfassende Übersicht über alle Finanzdaten. Das Dashboard zeigt Kontostände, Einnahmen, Ausgaben und zukünftige Zahlungen an. So können die wichtigsten finanziellen Einflussfaktoren schnell erkannt und bewertet werden, was für die Planung und Erstellung realistischer Budgets essenziell ist.

2. Projektionen: Entwicklungen abschätzen

Nach der Identifikation der relevanten Einflussfaktoren geht es darum, mögliche Entwicklungen abzuschätzen. Tidely erstellt Prognosen basierend auf historischen Transaktionen und geplanten Zahlungen. Diese Projektionen helfen Dir, verschiedene Zukunftsszenarien zu visualisieren, deren finanzielle Auswirkungen abzuschätzen und darauf basierend Entscheidungen zu treffen. So kannst Du die Geschwindigkeit und Richtung der Unternehmensentwicklung präzise steuern.

3. Szenarien erstellen: Kombinationen berechnen

Für die Entwicklung von Szenarien stellt man verschiedene Einflussfaktoren gegenüber und berechnet deren mögliche Kombinationen. Mit Tidely kannst Du mehrere Szenarien vergleichen. So kannst Du beispielsweise technologische Entwicklungen und regulatorische Änderungen kombinieren und die resultierenden finanziellen Szenarien direkt im Dashboard analysieren.

4. Auswirkungen: Ziele und Strategien planen

Im letzten Schritt werden die plausibelsten Szenarien genutzt, um Chancen zu identifizieren und Strategien zu entwickeln. Detaillierte Finanzberichte findest Du auf Tidely. Die Software hilft Dir bei der Entscheidungsfindung und dabei, neue Strategien zu planen. So kannst Du sicherstellen, dass Deine Budgets und Pläne auch unter veränderten Bedingungen optimal angepasst sind.

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