Zeitmanagement: Projekte effizient gestalten

Das Ergebnis dieses ständigen Drucks von allen Seiten ist ein oft zeitlich sehr knapp bemessenes Projekt, um den Kundenerwartungen möglichst gerecht zu werden und gleichzeitig den Ertragswert der Agentur zu maximieren. Damit diese Strategie aufgeht, ist es unverzichtbar, ein durchdachtes und realistisches Zeitmanagement der Mitarbeiter zu fördern. Ziel des Zeitmanagements sollte sein, eine möglichst hohe Auslastungsquote zu erreichen, um teure Leerzeiten der Mitarbeiter zu vermeiden. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter nicht überfordert werden. Der richtige Auslastungsgrad ist gefragt! Damit dieser erreicht wird müssen Projektaktivitäten geplant, mit Deadlines terminiert und die Ausführung gesteuert werden.

Im Folgenden findest Du 5 wichtige Tipps für ein effizientes Zeit- und Projektmanagement, mit denen Du nicht nur Deine Kunden, sondern auch Dein Team zufrieden stellst.

Die 5 besten Tipps für das Zeit- und Projektmanagement

1.     Realistisch planen

Natürlich geht einem erfolgreichen Zeit- und Projektmanagement, die richtige Planung voraus. Am besten sollte die Planung nicht im stillen Kämmerchen von einer Person erstellt werden, sondern im Team erarbeitet und diskutiert werden. Die Fachexperten können eine klare Einschätzung geben, wie lange sie für bestimmt Aufgaben benötigen und welche Deadlines realistisch sind. Zur Planung gehört es auch, Abwesenheiten, Urlaube und Fehlzeiten, wenn möglich, frühzeitig zu planen und Vertretungen zu definieren, um keine Engpässe im Team und unnötigen Stress zu verursachen Das Projekt sollte in idealerweise in einzelne Meilensteine eingeteilt werden, dies vereinfacht es dem Team den Überblick zu behalten und ihr Zeitmanagement mit dem Plan abzugleichen.

2.     Prioritäten setzen

Klare Prioritäten für die zu erledigenden Tasks helfen dem Team sich zu strukturieren. Für die Einteilung der Aufgaben kann eine Vier-Felder Matrix mit den Parametern Wichtigkeit und Dringlichkeit erstellt werden:

• Prio A: Oberste Priorität haben Aufgaben die als wichtig und dringend eingestuft werden; diese sollten als erstes erledigt werden.
• Prio B: Als nächstes sollte ein geeignetes Datum/ eine Deadline für Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht drängen, gesetzt werden.
• Prio C: Anschließend müssen die unwichtigen, aber dringenden Aufgaben erledigt werden. Diese oft zeitintensiven Tasks können oft auch an entsprechende Mitarbeiter delegiert werden.
• Prio D: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, sollten von der ToDo-Liste gestrichen werden.

3.     Das Pareto Prinzip leben

Das Pareto-Prinzip, auch vielen als 80-20-Prinzip bekannt, hilft Mitarbeitern sich auf die wichtigsten Aspekte eines Projekts zu konzentrieren. Die Regel besagt, dass 80% des (Projekt-) Ziels mit 20% des gesamten (Zeit-) Aufwands erreicht werden können; die restlichen 20% für das finale Ergebnis dann aber 80% des Aufwands erfordern. Für die Projektplanung bedeutet das, dass in 20% der Zeit bereits 80% des Projekts erledigt werden können. Damit deine Mitarbeiter nicht die 80% ihrer Zeit für die letzten 20% des Ziels verwenden, muss eine positive Fehlerkultur gefördert werden. Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, nur „perfekte“ Arbeit abliefern zu dürfen.

4.     Zeitfresser & Störer identifizieren

Natürlich kann man seinen Mitarbeitern nicht vorschreiben, wie sie arbeiten sollen, jedoch kann man ihnen zeigen, wie ein effizientes, produktives Arbeitsumfeld geschaffen werden kann. Unternehmensweite, regelmäßige Blocker in den Terminkalendern können für konzentriertes Arbeiten und Abarbeiten genutzt werden. Feste Time-Slots für das Checken und Beantworten von Mails helfen dabei, sich nicht unnötig ablenken und unterbrechen zu lassen. Das Einigen auf einen Kommunikationskanal im Unternehmen – Mail, Slack, Teams etc. – hilft, dass man in der Nachrichtenflut nicht untergeht und unnötig Zeit mit der Suche nach Chatverläufen und Anhängen verschwendet.

Wenn man von Zeitfressern und Störern spricht, muss man natürlich auch das Smartphone erwähnen. Aufblinken, Klingeln und Vibrieren, Nachrichten, Mails oder Pop-ups, jede Smart-Phone Aktivität reißt einen aus der Konzentration – und sogar ausgeschaltete Handys in Sichtweite können einen bei der Arbeit beeinträchtigen. Nach einer solchen Unterbrechung am Smartphone, dauert es im Schnitt 25 Minuten bis die volle Konzentration für die Aufgabe zurückgekehrt ist. Damit deine Mitarbeiter und auch du selbst euren Projekten ungeteilte Aufmerksamkeit schenken könnt, muss also aktiv die richtige Umgebung geschaffen werden.

5.     Geeignete Businesssoftware nutzen

Spezielle Businesssoftware für Agenturen wie MOCO helfen ganzheitlich bei der Optimierung im Projektgeschäft. Eine zentrale, bereichsübergreifende Software reduziert das Datenchaos und spart oft Geld und Nerven. MOCO bietet als Agentursoftware Unterstützung in der Kundenakquise und ermöglicht eine einfache Zeiterfassung, eine übersichtliche Ressourcen- und Personalplanung sowie ein digitales Rechnungsmanagement.

Mit MOCO können Projekte effizienter gestaltet und Mitarbeiter optimal eingesetzt werden. Eine hohe Beschäftigungsauslastung hilft Unternehmen wiederum, den teuren Leerlauf von Arbeitskräften zu vermeiden und so die Rentabilität zu steigern. Dank der nahtlosen Integration von MOCO und Tidely können Projekte aus Liquiditätssicht betrachtet und in die gesamten Unternehmensfinanzen eingeordnet werden. tidely ist die ganzheitliche Lösung für das Liquiditätsmanagement von KMU und Startups, mit der du deine Liquidität planen und professionell steuern kannst.

Durch die Integration werden Belege und Belegdaten von MOCO automatisch in Tidely importiert und geben so einen Überblick in Echtzeit über die Liquidität des jeweiligen Projekts.

Erfahrt jetzt mehr über MOCO und tidely!

‍