Den Alltag in Startups kann man meist nicht Alltag nennen. Jeder Tag ist anders als der vorherige und meist auch ganz anders als geplant. Entscheidungen müssen schnell getroffen, Alternative-Strategien erarbeitet und flexibles Handeln ermöglicht werden. Um dies sicherzustellen, übernehmen Mitarbeiter eine oft hohe Verantwortung und Entscheidungsmacht. Ein Großteil der zu treffenden Entscheidungen hat in der Wachstumsphase eines Startups mit Geldausgeben zu tun - ob Abonnements für wichtige Services, Büromöbel und Technik für neue Kollegen oder auch einfach ein Team Brunch im Büro. Früher musste man dafür jedes Mal zum Chef oder der Assistenz gehen, sein Anliegen beschreiben und die einzig vorhandene Kreditkarte sowie das verknüpfte Hand für die Zusendung der TAN ausleihen. Das kostete Zeit und Nerven - etwas, was im Startup von Natur aus knapp ist.
Ausgaben sollten deshalb idealerweise nicht lange diskutiert, sondern flexibel und agil innerhalb der einzelnen Teams entschieden werden. Aber wie schafft man es, Verantwortung zu übertragen, ohne den Überblick zu verlieren? Und wie fördert man intern den richtigen Umgang mit Budgets?
3 Tipps für den richtigen Umgang mit Firmenkreditkarten:
Klare Grenzen setzen: Darf man ein 1. Klasse Zugticket oder doch lieber nur ein 2. Klasse Ticket zum nächsten Termin buchen? Wie viel Trinkgeld darf man bei einem Kunden-Dinner geben? Stellen Sie eine klare Richtlinie zu Ausgaben auf, die auf Ihren Unternehmenswerten basiert. Mitarbeiter können somit informierte Entscheidungen treffen, mit denen sie sich wohl fühlen.
Sorgfältigkeit einfordern: Kreditkartenbelege müssen gewissenhaft gesammelt und, wenn möglich, nach Datum abgelegt werden, damit die Buchhaltung ihren Job machen kann. Auch sollte auf eine stets sichere Verwahrung und einen sensiblen Umgang mit den Kreditkartendaten geachtet werden. Stellen Sie deshalb klare Regeln zur Sorgfalt im Umgang mit Kreditkarten auf.
Budgets und Freigaben festlegen: Sollen Mitarbeiter Zahlungen bis zu einem bestimmten Wert ohne Genehmigung durchführen können? Dann kommunizieren Sie das klar an Ihr Team. Macht es Sinn Budgets für bestimmte Projekte oder monatliche Budgets für Mitarbeiter festzulegen? Bei dieser Diskussion ist es wichtig, die richtige Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu finden.
Die digitale Business-Kreditkartenlösung von pliant ermöglichen ein solches übersichtliches, flexibles und digitales Kartenmanagement. Physische und virtuelle Karten können per Knopfdruck an Mitarbeiter vergeben und Monats- sowie Transaktionslimits können individuell bestimmt werden. pliant definiert die Anfrage- und Genehmigungsprozesse für Mitarbeiter problemlos für Sie, damit Ihnen mehr Zeit für andere Dinge bleibt. Durch Echtzeit-Reporting und einem digitalen Belegmanagement haben Sie stets den Überblick über Ihre Kreditkartentransaktionen. Belege können der entsprechenden Transaktion direkt hinterlegt werden. So steht dem richtigen Umgang mit Firmenkreditkarten nichts mehr im Weg.
Das Cash-Management eines Startups umfasst jedoch nicht nur kreditkarten-basierte Transaktionen, sondern natürliche weitere Ausgaben und die gesamte Einnahmenseite. Tidely ermöglicht Ihnen all diese Bewegungen zentral zusammenzuführen, Ihren Cashflow zu analysieren und Ihre Liquidität zu planen. Sie sehen auf einen Blick alle unternehmerischen Ein- und Auszahlungen, ob Budgets eingehalten wurden und wie sich Ihre Liquidität perspektivisch entwickelt. Der Datenexport ist übersichtlich gestaltet und kann problemlos auch als Reporting für Ihre Investoren dienen. Dank der Partnerschaft zwischen pliant und Tidely ist es nun möglich, die Transaktions-Daten Ihrer pliant Kreditkarten schnell und unkompliziert in Ihre Liquiditätsplanung mit einzubeziehen. Die perfekte Ergänzung für Unternehmen, die Transaktionen flexibel und smart gestalten und dabei stets den Überblick behalten wollen.
Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit pliant entstanden. Wir sind stolz mit pliant unseren Kunden eine weitere sinnvolle Erweiterung zu Tidely bieten zu können. Der Import der pliant Daten erfolgt durch einen einfachen CSV-Import, schon ab dem 2. Quartal 2022 wird der Import automatisiert werden. Erfahren Sie mehr zu pliant und Tidely und lassen Sie sich von unserer Partnerschaft überzeugen.
pliant - Firmenkreditkarten für Unternehmen
Tidely - Liquiditätsplanung leicht gemacht