Wer ein Unternehmen führt, weiß, dass sich die Dinge oft anders entwickeln als geplant. Denkt man anfangs nur in eine Richtung, können interne und externe Faktoren, mit denen man nicht gerechnet hat, Unternehmen zwingen, ihre Strategie zu überdenken oder gar zu ändern, und oft kann man nicht flexibel genug auf günstige Ereignisse reagieren.
Deshalb ist es wichtig, als Unternehmer verschiedene Szenarien durchzuspielen und mögliche Strategien vorzubereiten. Das Aufstellen von Szenarien kann sowohl als Entscheidungshilfe für strategische Alternativen dienen als auch bei der Entwicklung konkreter Strategien für den Fall unerwarteter interner und externer Ereignisse helfen. Szenarien werden vor allem in der Finanz- und Liquiditätsplanung eingesetzt, um Veränderungen im Cashflow besser abschätzen und Liquiditätsengpässe vermeiden zu können.
Begriffserklärung Forecasting und Szenarioplanung
Neben der Szenarioplanung ist das Forecasting ein weiteres wichtiges und effizientes Instrument der Unternehmensplanung und -steuerung.
Forecasts konzentrieren sich meist auf einen unterjährigen Planungshorizont und können, dank des weitgehend eher geringen Detailgrad, schneller an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Als regulärer Forecast wird generell der Normal Case für die Unternehmensentwicklung aufgestellt.
Szenarien sind Forecasts bzw. Prognosen, die in Abhängigkeit möglicher Realitäten aufgestellt werden. Das Aufstellen eines Forecasts ist für die Szenarienentwicklung zwingend notwendig, da diese auf der Prognose aufbaut. Durch Szenarioplanung können Unternehmen diese Realitäten mit Planszenarien durchspielen, die auf unbekannten Risiken und Unsicherheiten basieren.
Szenarien und Prognosen können sehr unterschiedliche Planungshorizonte haben. Ob ein kurzfristiger oder langfristiger Planungshorizont gewählt werden sollte, hängt vom jeweiligen Szenario oder der Prognose ab.
Worst-, Best- und Normal-Case-Szenario
Gängige und grundlegende Szenarien, die die gesamte Entwicklung des Unternehmens berücksichtigen und in der Regel zuerst aufgestellt werden, sind das Worst-Case-Szenario, das Best-Case-Szenario und das Normal-Szenario. Diese Szenarien beziehen neben zukünftigen Zuständen des Unternehmens, auch mögliche Entwicklungen in der Branche und der gesamten Wirtschaft mit ein und beinhalten Annahmen über Produktpreise, Betriebskosten, Zinssätze, Inflation sowie andere Faktoren, die das betreffende Unternehmen beeinflussen. Diese Cases können je nach Branche und Unternehmensmodell natürlich sehr unterschiedlich aussehen.
Normal-Case Szenario
Dieses Szenario berücksichtigt die durchschnittliche Entwicklung, der zuvor definierten Annahmen und ist das realistischste der drei Szenarien. Es basiert auf Erfahrungen und historischen Daten und bildet eine Entwicklung ab, die durch keine wesentlichen positiven oder negativen Ereignisse beeinflusst wird.
Best-Case Szenario
Hier wird das ideale Szenario als Summe positiver Einflussfaktoren definiert. Dieses Szenario ist optimistischer, aber weniger wahrscheinlich als das Normal-Case Szenario. In einer Media-Agentur würde der Best-Case bedeuten, dass alle Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, alle Projekte nach Plan abgeliefert werden, Miet- und Lohnkosten niedrig sind und Sales Aktivitäten optimal laufen.
Worst-Case Szenario
Dieses Szenario berücksichtigt als Summe der negativen Einflussfaktoren die schwerwiegendste negative Ausprägung der definierten Annahmen. Dieses Szenario ist pessimistischer, aber auch weniger wahrscheinlich als das Normal-Case Szenario. Im Beispiel Mediagentur wäre der Worst-Case, dass die Zahlungen der Kunden, wenn überhaupt, erst nach mehrfacher Mahnung eingehen, Projekte nicht vollständig verrechenbar sind, Mieten sowie Lohnkosten explodieren und die Salesbemühungen ins Leere laufen.
Cashflow-Szenarien – 3 realitätsnahe Beispiele
Neben der Betrachtung der oben diskutierten Szenarien, welche die Summe der wahrscheinlichen, positiven bzw. negativen Einflüsse betrachtet, ist es für Unternehmen auch sinnvoll, einzelne Entscheidungen zu testen und Vorhersagen über deren Auswirkungen auf den Cashflow zu treffen. Natürlich gibt es auch auf Ebene dieser einzelner Entscheidungen ein Normal-, Best- und Worst-Case Szenario. Mit verschiedenen Szenarien die Cashflow-Entwicklung eines Unternehmens durchzudenken, ist nicht nur für das kurzfristige Liquiditätsmanagement, sondern auch für die mittelfristige Planung und die langfristige Strategie wichtig, denn sie helfen dabei, Risiken und Chancen zu verstehen und zu mindern bzw. zu nutzen.
Je nach Unternehmen und Geschäftsmodell gibt es natürlich unterschiedliche Cashflow-Szenarien, die betrachtet werden sollten. Im Folgenden besprechen wir aber drei Beispiele für Cashflow-Szenarien, die auf fast jedes Unternehmen zutreffen.
1. Mit verspäteten Zahlungseingängen umgehen
Der Zeitpunkt der Einzahlungen ist ein wichtiger Faktor für das Liquiditätsmanagement. Bei einer effizienten Liquiditätsplanung wird jeder Einzahlung ein voraussichtliches Einzahlungsdatum zugeordnet; wird dieses Datum nicht eingehalten, ist die Liquiditätsrechnung nicht mehr korrekt. Im schlimmsten Fall treffen aber nicht nur eine, sondern alle erwarteten Einzahlungen zu spät ein. Dies kann vor allem bei einem rechnungs-basierten Projektgeschäft mit einem Zahlungsziel, wie es bei Bauunternehmen häufig vorkommt, passieren. Um dieses Szenario zu beurteilen, ist es wichtig zu wissen, wie viel Geld das Unternehmen auf dem Konto zur Verfügung hat und welche Auszahlungen getätigt werden müssen. Die Betrachtung dieses Szenarios hilft bei der Einschätzung des Risikos, dass dem Unternehmen das Geld ausgeht.
2. Das Team soll wachsen
Das richtige Team ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Doch auch bei steigenden Umsätzen sollte man den Kostenfaktor für neues Personal nicht unterschätzen, denn dieser ist einer der teuersten in jedem Unternehmen. Jedoch sollte man mit der Einstellung neuer Mitarbeiter auch nicht unnötig lange warten, da die Unternehmensentwicklung sonst gebremst werden könnte.
Das richtige Zeitpunkt für Neueinstellungen ist deshalb entscheidend. Es ist ratsam, interne, umsatzbezogene Meilensteine zu definieren, die vor der Erweiterung des Teams erreicht werden müssen, damit man einerseits Cashflow-seitig auf Nummer sicher geht und andererseits nicht zu lange zögert.
3. Große Investitionen tätigen
Große Anschaffungen, wie neue industrielle Maschinen oder auch Laptops für das gesamte Team, kosten viel Geld. Manchmal lohnt es sich zu fragen, ob diese Anschaffungen wirklich notwendig sind. Aber eben nur manchmal, denn neue moderne Laptops zum Beispiel können nicht nur die Arbeitsgeschwindigkeit, sondern auch die Arbeitsmoral erhöhen. Durch die Optimierung der Arbeitszeit der Mitarbeiter wird sich diese Investition über kurz oder lang auszahlen. Der Zeitpunkt für Anschaffungen sollte klug gewählt werden: Um den idealen Zeitpunkt für Investitionen zu definieren, sollten mögliche Cashflow-Szenarien betrachtet werden.
Szenarioplanung mit Tidely
Tidely hilft Ihnen bei der Aufstellung wichtiger, unternehmensindividueller Szenarien und unterstützt Sie so beim Treffen wichtiger Entscheidungen für Ihr Unternehmen. In ihrem individuellen Cashflow-Forecasting Bereich haben Sie die Möglichkeit verschiedene Forecasts für Ihr Unternehmen zu erstellen und diese ganz einfach für die interne und externe Kommunikation zu exportieren.