Mit effektiver Projektplanung zum Erfolg
Was haben Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, gemeinsam? Richtig, einen oft vollgepackten und stressigen Alltag. Laufende Projekte mit drängenden Deadlines, anspruchsvolle Pitches für neue Kunden und unvorhergesehene Änderungswünsche bei Projektabgaben, daneben interne Aufgaben wie Buchhaltung und Personalführung – die Aufgabenliste bei Agenturen, Beratungen und allen anderen Unternehmen mit Projektgeschäft scheint oft unendlich. Gerade deshalb ist es wichtig, ein stringentes Projektmanagement inklusive einer durchdachten Projektplanung zu verfolgen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir euch, wie die Projektplanung idealtypisch gestaltet wird und welche Tipps und Tricks zum Projekterfolg führen.
Was bedeutet eigentlich Projektgeschäft?
Grundsätzlich beschreibt das Projektgeschäft ein sich abgeschlossenes Paket an Leistungen. Beispiele dafür können die Erstellung einer neuen Website, die Durchführung einer Marketingkampagne oder aber auch der (Innenaus-)Bau eines Hauses sein. Im Gegensatz zum Produktgeschäft oder Standardgeschäft, können der Start- und Endpunkt des Projekts weit auseinander liegen. Das macht die Planung und Kontrolle sehr komplex, weshalb es für Unternehmen im Projektgeschäft wichtig ist, intern die richtige Infrastruktur zu schaffen. Der Erfolg von Projekten steht und fällt dabei mit der richtigen Planung.
Was versteht man unter Projektplanung?
Die Projektplanung ist ein fester Bestandteil des Projektmanagements, denn sie bildet die Grundlage für eine effiziente Projektsteuerung, die reibungslose Umsetzung und schlussendlich den Unternehmenserfolg. Zur Projektplanung gehören die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Zielen und Meilensteilen sowie eine zeitliche Planung für das gesamte Projekt. Die Ziele sollten ambitioniert formuliert werden, jedoch auch realistisch sein, um Erwartungen von Kunden und auch im Team richtig zu managen. Da auch die genauste Projektplanung nicht vor externen Störfaktoren, wie z.B. verspäteten Lieferungen oder Krankheitsausfällen, schützt, sollte die Planung immer Raum für flexible Anpassungen bieten.
Wann wird die Projektplanung durchgeführt?
Die Projektplanung sollte noch vor Projektstart begonnen werden und ist erst zeitgleich mit dem Projektabschluss beendet. Sie begleitet also das komplette Projekt und muss im Laufe der Zeit regelmäßig überarbeitet und angepasst werden. Auch die Planungstiefe verändert sich mit der Zeit und wird laufend detaillierter.
Der Projektplanung wird leider oft zu wenig Beachtung geschenkt und das Projekt übereilt gestartet. Jedoch gilt der Grundsatz: Ein höherer Aufwand in der frühen Planungsphase spart später im Projekt Nerven, Zeit und Geld.
Was gehört zur Projektplanung?
Der Projektplan umfasst jeden Aspekt eines Projekts und erfolgt in Teilprozessen. Der Plan legt die Projektstruktur, die Kosten, das Team, den zeitlichen Ablauf und Fristen sowie die Projektorganisation fest.
Die Bestandteile der Projektplanung sind:
- Projektstrukturplan mit der Einteilung des Gesamtprojekts in einzelne Pakete, Festlegung von Meilensteinen
- Aufwandsschätzung inklusive Definition der erforderlichen Arbeitszeit und des Leistungszeitraums
- Ablaufplanung und Terminplanung inklusive Festlegung einer logischen Reihenfolge von Teilprojektzeiträumen
- Ressourcenplanung mit Bedarfsermittlung an Mitarbeitern, Festlegung des Teams sowie Schätzung des benötigten Materials und der Sachmittel
- Kostenplanung basierend auf den benötigten Ressourcen und der Projektdauer
- Projektorganisation inklusive Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen
Warum ist die Projektplanung wichtig?
Wie schon erwähnt, trägt eine gute Projektplanung maßgeblich zum Projekterfolg bei. Sie unterstützt das Erreichen der Projektziele mit Hinblick auf Kosten, Ressourcen und der zeitlichen Planung. Ein gewissenhaftes Controlling der Planung ermöglicht es durch die Früherkennung von Risiken und möglichen Fehlentwicklungen, schnell zu reagieren und die Planung dementsprechend anzupassen. Die klare Definition von Verantwortlichkeiten und Erwartungen im Rahmen der Projektplanung erleichtert zudem die Kommunikation im Team.
Probleme und Herausforderungen der Projektplanung
Die Projektplanung wirkt sich nicht nur maßgeblich auf den Erfolg, sondern natürlich auch auf den Misserfolg eines Projektes aus. Die Top 3 Gründe für das Scheitern von Projekten lassen sich der Planung zuordnen und zwar: Unzureichende Vorbereitung (39%), unzureichende Aufwandschätzung (28%) und inkorrekte Kostenplanung (26%) (Quelle: Project Management Institute (PMI)).
Tipps für erfolgreiche Projektplanung
Wie die effiziente Projektplanung gestaltet wird, hängt natürlich von der Unternehmensgröße und der Art des Unternehmens ab, jedoch gelten folgende Tipps unabhängig von Größe und Art:
- Klare Ziele setzen: Die Definition von Zielen ist die Grundlage für die gesamte Planung des Projekts, denn nur wenn das Ziel klar ist, kann man sich auch in die richtige Richtung bewegen. Die Ziele sollten, basierend auf der SMART-Methode, entwickelt werden und spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch sowie terminiert formuliert werden.
- Offene Kommunikation fördern: Mit wiederkehrenden Meetings (täglich, wöchentlich oder monatlich) und regelmäßigen Updates wird sichergestellt, dass die Teammitglieder auf demselben Wissensstand sind und die Projektentwicklung für sie jederzeit transparent nachvollziehbar ist.
- Teamgeist stärken: Ein starkes Wir-Gefühl innerhalb eines Projekts steigert die Motivation und die Produktivität. Jedem Teammitglied sollte deshalb das Gefühl gegeben werden, dass er/sie einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leistet. Mit Teamevents oder einem gemeinsamen Mittagessen kann die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern gezeigt werden.
- Realistisch planen: Nichts ist demotivierender im Projekt, als von Anfang an im Projekt hinter dem Plan und einem stetigen Zeitdruck ausgeliefert zu sein. Deshalb sollte die Zeitplanung und Aufwandschätzung realistisch erstellt werden und Zeit für Korrekturen, Krankheitsausfälle und unerwartete Probleme, wie lange Lieferzeiten, eingeplant werden. Für eine möglichst realistische Planung hilft es, das Projekt in kleine Pakete einzuteilen und Meilensteine festzulegen sowie die zuständige Person in die Planung miteinzubeziehen.
- Planung und Kontrolle: Projektplanung und -controlling sollten von Anfang an Hand in Hand gehen. Durch einen Soll-Ist-Vergleich hilft das Projektcontrolling nämlich, mögliche Abweichungen im Projektverlauf zu erkennen, die dann in der Planung berücksichtigt werden müssen.
- Tools & Software nutzen: Die richtigen Tools beugen nicht nur dem ungeliebten Zettelchaos vor, sondern vereinfachen auch die (digitale) Zusammenarbeit von Teammitgliedern durch den zentralen Zugang zu Dokumenten. Zudem kann die richtige Projektmanagement-Software helfen, den Überblick über Timelines und Kosten zu behalten.
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