Zugegeben: Es kann eine Herausforderung sein, einen Budgetplan zu erstellen. In der Regel treffen zu hohe Anforderungen auf zu wenig Geld, es kommt zu Machtkämpfen um Budgets, und die Ressourcen werden infolgedessen nicht sinnvoll eingesetzt. Den Budgetplan einfach übergehen? Das ist definitiv keine Lösung, denn die Planung schafft Transparenz über die finanzielle Situation auf Projekt- oder auch Unternehmensebene.
Doch wie funktioniert eine Budgetplanung? Wir haben wertvolle Tipps und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Dich.
Was versteht man unter einem Budgetplan?
Der Budgetplan bestimmt die in einem Jahr zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel und deren Verteilung auf Organisationseinheiten, Projekte und unternehmerische Aktivitäten. In der Regel werden in ihm die erwarteten Ausgaben und Einnahmen mit einem Planungshorizont von einem Jahr definiert. Der Budgetplan soll die übergeordneten Unternehmensziele stets bestmöglich unterstützen, dabei soll aber nicht mehr ausgegeben werden, als wirtschaftlich vertretbar ist.
Warum sollen Unternehmen einen Budgetplan aufstellen?
Der Budgetplan ermöglicht es dem Unternehmen, die angestrebte und die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens im Laufe des Jahres zu vergleichen. Stimmen Vorstellungen über die Geschäftsentwicklung und die Realität überein? Ein Blick in den Finanzplan zeigt dir, ob Du auf dem richtigen Weg bist und wie es um Deine Liquidität bestellt ist.
Die verschiedenen Arten von Budgetplänen
Budgetpläne können je nach Bedarf unterschiedliche strategische Anforderungen erfüllen. Operative Budgetpläne bilden einen kurzfristigen Planungshorizont von einem Monat bis zu einem Jahr ab, während strategische Budgetpläne eine langfristige Planung von bis zu 10 Jahren ermöglichen.
Auch die Verteilung der Budgets kann unterschiedlich gestaltet werden: bei der Top-Down-Methode entscheidet die Führungsebene über die Verteilung auf kleinere Organisationseinheiten, während bei der Bottom-Up-Methode zunächst Teilbudgets in kleineren Teams oder Einheiten beschlossen werden und dann ein Gesamtbudget festgelegt wird. Schließlich wird zwischen input- und outputorientierter Budgetierung unterschieden. Bei Ersterer basiert der Budgetplan auf den Erfahrungen der Vergangenheit, bei Letzterer auf den gesetzten Zielen.
Einen Budgetplan erstellen in 8 Schritten
Blick in die Vergangenheit: Gibt es wesentliche Veränderungen im Unternehmen, in den Zielen oder in der Ressourcenplanung im Vergleich zum letzten Geschäftszeitraum? Bei größeren Veränderungen sind die Vorjahreszahlen nur bedingt als Orientierungshilfe für die Budgetplanung geeignet, ansonsten sind vergangene Zeiträume ein guter Anhaltspunkt.
Prognose über Einnahmen: Ermittle Deine Einnahmen u. a. auf der Grundlage der vergangenen Geschäftsjahre und der Unternehmensziele.
Aufstellung der Fixkosten: Berechne Deinen Overhead - dazu gehören u. a. Gehälter, Miete, Versicherungen, Versorgungsleistungen und Kreditzahlungen.
Zusammentragen der variablen Kosten: Zu den variablen Kosten gehören Investitionen, Marketingausgaben, Reisekosten, Ausgaben für Material und Büroausstattung, Abonnements und Kosten für Freiberufler:innen. Diese Kosten können im Notfall schnell und flexibel gesenkt werden.
Mehrkosten berücksichtigen: Identifiziere einmalige größere Posten, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Solche zusätzlichen Kosten können zum Beispiel die Veranstaltung einer Firmenfeier und die Beauftragung einer externen Beratungsfirma sein.
Den Cashflow prüfen: Nachdem Du eine Prognose über die Einnahmen und Ausgaben erstellt hast, lohnt sich ein Blick auf den Cashflow der vergangenen Geschäftsperiode. Gab es außergewöhnliche Posten oder saisonale Effekte, die bei der Planung des Budgets für das nächste Jahr ebenfalls berücksichtigt werden müssen?
Entscheidungen treffen und Budgets verteilen: Um fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Budgets an Projekte und Teams treffen zu können, müssen die übergreifenden strategischen Ziele Deines Unternehmens klar sein. Neben den Zielen können auch der Umsatzanteil und die Wettbewerbsorientierung als Richtschnur für die Zuweisung dienen.
Kommunikation als das A und O: Treffe Entscheidungen nicht im stillen Kämmerlein, sondern beziehe Deine Mitarbeiter:innen in die Planungsphase ein, denn schließlich müssen Deine Entscheidungen vom Team mitgetragen werden. Kommuniziere bei der Vorstellung des Budgetplans klare Verantwortlichkeiten und Erwartungen an die Mitarbeiter:innen. In der Kommunikation sollte auch immer Zeit und Raum für einen offenen Austausch von Ideen und Feedback sein.
Tipps für effektive und realistische Budgetpläne
Das richtige Timing: Plane ausreichend Zeit ein. Der November ist erfahrungsgemäß ein guter Zeitpunkt für die Erstellung des Budgetplans, da noch genügend Zeit für die Planung zur Verfügung steht, aber nicht zu viel Unsicherheit über das kommende Geschäftsjahr besteht.
Bleibe realistisch: Anfängliche Euphorie über ein neues Projekt, übertriebener Optimismus und unrealistisches Wunschdenken werden dir später nur auf die Füße fallen. Ziehe bei der Planung deshalb Zahlen aus dem Vorjahr sowie Recherchen und ggf. externe Daten heran.
Messbarkeit und klare Verantwortlichkeiten: Beziehe die richtigen Teams in die Planung ein und definiere geschäftsrelevante, SMARTE (Specific (Spezifisch), Measurable (Messbar), Achievable (Erreichbar), Relevant, Time-bound (Zeitgebunden)) Ziele und Kennzahlen für Deine Teams.
Flexibilität und Handlungsspielraum: Gib den Verantwortlichen in der Budgetplanung einen angemessenen Spielraum für eigene Entscheidungen, um flexibel auf Entwicklungen reagieren zu können. Ebenso sollten möglichst viele unterschiedliche Einflussfaktoren und Szenarien in die initiale Planung einfließen, damit schnell und dynamisch gehandelt werden kann - dazu ist es unerlässlich, die Prognosen im Budgetplan unterjährig zu überprüfen und einen Soll-Ist-Vergleich zu erstellen.
Geeignete Tools und Buchhaltungsprogramme: Nutze intelligente Tools und Software, um den Budgetplan so effizient wie möglich zu gestalten und anschließend die finanzielle Situation zu überprüfen. Mit Tidely kannst Du ganz einfach einen Soll-Ist-Vergleich Deiner finanziellen Situation erstellen und auf einen Blick sehen, ob Dein Unternehmen entsprechend des Budgetplans handelt oder ob Anpassungen am Plan vorgenommen werden müssen. Teste Tidely kostenlos und erstelle jetzt Deinen Budgetplan oder lass Dich in einem kostenlosen Termin von einem unserer Mitarbeitenden unterstützen.
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