Creating a financial plan: The foundation for sustainable business success

What is a financial plan?

A financial plan is a central document that provides a detailed overview of a company's financial strategy. It includes forecasts for revenue, expenses, investments, and capital requirements, serving as the basis for financial decision-making.

It is important to distinguish this from a business plan: unlike a business plan, which covers the entire business model, the financial plan focuses on the financial aspects of the company. The business plan sets the direction the company intends to take, while the financial plan outlines the resulting financial situation and ensures that the necessary resources are available for the company's planned development.

The financial plan therefore provides you with a clear overview of your company's cash flow and serves as a guide for your financial decisions.

Why is a financial plan important for businesses?

A financial plan is a strategic tool that offers comprehensive insight into all financial aspects of a company—from revenue and costs to profit, profitability, and liquidity.

It functions like a blueprint for a house: it helps to avoid financial bottlenecks, plan investments strategically, and build growth on a solid foundation. Without a well-thought-out financial plan, it would be like building without a foundation—stability and long-term success would be severely at risk. A financial plan shows you exactly when and how to deploy your resources to reach your goals securely.

Furthermore, the financial plan allows you to identify early on when adjustments are needed to get your company back on track. The financial plan must cover both short-term aspects and the long-term perspective of three to five years. This ensures that your company remains viable and successful in the market in the long run.

Who needs a financial plan and when should it be created?

Every company needs a financial plan—regardless of its size or industry. The relevance of the financial plan persists throughout the entire lifecycle of a company, from founding to expansion and beyond. However, the objective or the occasion for creating a financial plan may vary.

In the business plan for a start-up

When you are founding a company or pursuing self-employment, the financial plan is part of your business plan. It shows potential investors and banks how much initial investment you need, how you will use it, and how you plan to become profitable. The financial plan also demonstrates how much revenue your company can generate with its idea and how lucrative the core business really is. Without this plan, it is almost impossible to secure financing.

For investor meetings

Start-ups often require additional capital to realize their growth plans. A detailed financial plan is important here for founders to convince investors that their business model is viable and that the invested capital will contribute to increasing the company's value.

For annual planning

For established companies, the financial plan is indispensable for annual budget and resource planning. It serves as a template and helps to set financial goals for the coming year, control expenses, and ensure that sufficient capital is available for ongoing and planned projects.

For external company valuations

Auch im Fall von Fusionen, Übernahmen oder einem Börsengang wird ein detaillierter Finanzplan benötigt. Er zeigt Investoren die finanzielle Situation und das Wachstumspotenzial Deines Unternehmens, erleichtert die Bestimmung des Unternehmenswerts und stärkt das Vertrauen bei wichtigen Verhandlungen.

Bei größeren Investitionsprojekten

Steht Dein Unternehmen vor größeren Investitionen, etwa in neue Technologien, Standorte oder Personal, hilft der Finanzplan, den Kapitalbedarf präzise zu ermitteln. So wird gewährleistet, dass die Finanzierung gesichert ist und das Investitionsprojekt erfolgreich umgesetzt werden kann.

Wie ist ein Finanzplan aufgebaut?

Eine Finanzplanung umfasst verschiedene Bestandteile, die je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens unterschiedlich sein können. Wie bei so vielen Dingen gilt auch hier, dass es keine einheitliche Methode gibt. Die folgenden Bestandteile sollten Unternehmen jedoch stets beachten, wenn sie einen Finanzplan erstellen:

• Umsatzplanung: Prognosen über zukünftige Umsätze, basierend auf historischen Daten, Marktanalysen und geplanten Verkaufsstrategien
• Kostenplanung: Erfassung aller fixen und variablen Kosten, die im Betrieb anfallen
• Deckungsbeitragsrechnung: Analyse, welche Produkte oder Dienstleistungen den größten Beitrag zur Deckung der Fixkosten leisten
• Rentabilitätsplanung: Berechnung der Rentabilität des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die erzielten Umsätze die Kosten decken und Gewinne generiert werden
• Investitionsplanung: Planung zukünftiger Investitionen und deren Finanzierung
• Liquiditätsplanung: Sicherstellung der Liquidität, um laufende Ausgaben zu decken und finanzielle Engpässe zu vermeiden
• Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplanung: Ermittlung des Kapitalbedarfs und Planung der Finanzierung, sei es durch Eigenkapital, Kredite oder andere Mittel

Finanzplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Finanzplan besteht aus mehreren zentralen Teilplanungen, die zusammen ein vollständiges Bild der finanziellen Lage und der Zukunftsaussichten Deines Unternehmens ergeben. Die folgenden Schritte helfen Dir, strukturiert und gut durchdacht an die Finanzplanung heranzugehen, sodass du eine komplette Übersicht deiner Finanzen im Unternehmen hast.

1. Umsatzplanung

Die Umsatzplanung ist der erste und wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Finanzplans. Hier überlegst Du Dir, welche Umsätze Dein Unternehmen mit welchen Produkten und welchen Kunden zu welchen Preisen erzielen wird.

Es ist ratsam, mehrere Szenarien zu planen, um unterschiedliche Entwicklungen und Unsicherheiten zu berücksichtigen. Dabei solltest Du tendenziell eher vorsichtiger vorgehen. Viele neigen hier dazu, zu positive Einschätzungen vorzunehmen.

Eine fundierte Planung basiert unter anderem auf der Analyse vergangener Umsätze, denaktuellen Markttrends, Wettbewerbsanalysen und den Erwartungen Deiner Kunden. Es ist wichtig, direkte Gespräche mit Deinen Kunden zu führen, um deren Kaufabsichten und bestehende Verträge zu bestätigen. So erstellst Du realistische Prognosen, die eine verlässliche Grundlage für Deinen Finanzplan bieten.

2. Kostenplanung und Deckungsbeitragsrechnung

Bei der Kostenplanung wird eine detaillierte Liste aller anfallenden Kosten erstellt – unter anderem von Materialeinkäufen und Wareneinkauf über Marketingkosten, Fremdarbeiten bis hin zu Personalaufwendungen und Gehältern. Speziell die Materialkosten, der Wareneinsatz und die direkten Fremd- und Personalkosten zur Umsatzerbringung sind wichtig, um den Deckungsbeitrag zu berechnen – den Beitrag, den jedes Produkt oder jede Dienstleistung zur Deckung der Kosten leistet.

Wichtige Deckungsbeiträge sind:

• Deckungsbeitrag 1 berücksichtigt die direkten, variablen Kosten wie Material, Waren  oder auch variable Personalaufwendungen. Dieser Deckungsbeitrag zeigt Dir, ob der Umsatz eines Produkts oder einer Dienstleistung die variablen Kosten übersteigt und somit einen positiven Beitrag zur Deckung der Fixkosten leistet.
• Deckungsbeitrag 2, 3, 4, … geht einen Schritt weiter und zieht auch Teile der Fixkosten in die Deckungsbeitragsrechnung mit ein. Das können produktspezifische Fixkosten (z. B. eine spezielle Maschine) oder Produktgruppen-spezifische Fixkosten sein (z. B. eine Lagerhalle). Dadurch erhältst Du ein noch genaueres Verständnis, welche Produkte einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis beitragen.

Die Deckungsbeitragsrechnung hilft sicherzustellen, dass die Gesamteinnahmen ausreichen, um alle fixen und variablen Kosten zu decken. Außerdem gibt sie Auskunft darüber, welche Produkte oder Dienstleistungen profitabel sind und welche möglicherweise angepasst werden müssen.

3. Rentabilitätsrechnung und Gewinnschwelle 

Aus der Differenz zwischen Umsätzen und Kosten ergibt sich Dein Gewinn und damit auch die Rentabilität Deines Unternehmens. Die Rentabilitätsplanung, auch Rentabilitätsvorschau oder Ertragsvorschau genannt, beantwortet wichtige Fragen wie:

• Wie profitabel wird das Unternehmen in der Zukunft sein?
• Welche Umsatz- und Kostenstrukturen sind notwendig, um die Gewinnziele zu erreichen?
• Welche Investitionen sind erforderlich, um die Rentabilität langfristig zu steigern?

This planning also plays a crucial role in convincing potential investors of the viability of your venture.

The break-even point, in turn, shows you how much you need to sell each month to cover all costs. To calculate this, divide your fixed costs by the contribution margin 2. The result gives you the minimum number of units or the revenue you must achieve to be profitable.

If your company offers multiple products or services, the calculation becomes more complex, as you must determine the required revenue for the entire portfolio. Take seasonal fluctuations and industry-specific factors into account to create realistic forecasts.

4. Investment Planning

The investment plan involves identifying necessary investments in categories such as machinery, vehicles, and IT, and planning their financing. The key here is to choose the right time for investments so that the required capital is available exactly when it is needed.

It is also important to analyze the risks and potential returns of the planned investments and to account for depreciation. Depreciation spreads the acquisition or production costs of an asset over its useful economic life.

5. Liquidity Planning

The liquidity plan complements the previous planning steps and ensures that your company remains solvent at all times. It takes into account all income and expenses over a specific period, such as debt repayments, taxes, rent, shareholder contributions, license payments, supplier invoices, and personnel costs.

Liquidity planning should cover both short-term and long-term liquidity requirements and include liquidity buffers or emergency reserves. This planning allows you to identify potential bottlenecks early on and take appropriate measures in good time.

6. Capital Requirements Planning

Parallel to the previous steps, capital requirements planning is carried out, including the planning of financing strategies. Here, you determine how much capital your company will need in the coming years and the ratio of equity to debt to be used. This ensures that your company always has sufficient financial resources.

Challenges and Typical Pitfalls in Financial Planning

Creating a financial plan is a complex task that holds several pitfalls. Even small errors can have a significant impact on a company's financial position and growth. By avoiding these common mistakes and focusing on a realistic, well-structured, and professionally prepared financial plan, you lay the foundation for your company's long-term success.

Unrealistic Estimates

One of the most common mistakes in financial planning is overestimating revenue or underestimating costs. Overly optimistic forecasts can lead to a company suddenly facing financial bottlenecks if actual sales fall short of expectations or expenses turn out higher than planned.

Often, these estimates are based on assumptions that are not clearly traceable or verifiable. It is therefore important to plan conservatively and run through various scenarios to be prepared for potential deviations. This point brings us to another challenge:

Lack of Scenarios and Sensitivity Analyses

Unrealistic estimates often occur when companies forgo scenario and sensitivity analyses. Without these tools, planning remains rigid and inflexible, which significantly limits the ability to react to changes. By running through different scenarios (e.g., optimistic, pessimistic, and realistic) and understanding how sensitive certain assumptions are to external factors, you can improve the robustness of your financial plan. Sensitivity analyses and realistic assumptions based on market research and historical data are essential here.

Lack of Buffers

Without sufficient reserves, your company can quickly run into trouble in the event of unexpected expenses or loss of income. A good financial plan always includes buffers to cushion such unforeseen events and secure liquidity. These reserves should cover both short-term and long-term risks to ensure a stable financial foundation.

Unzureichende Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung wird häufig unterschätzt, da viele Unternehmer glauben, mit der Erstellung der Ergebnisrechnung bereits alles Notwendige getan zu haben, um den Erfolg ihres Unternehmens zu sichern und darzustellen. Doch hier ist Vorsicht geboten: Wenn die Liquidität nicht ausreicht, und sei es nur für einen kurzen Zeitraum, verlieren selbst die beste Profitabilität und das stärkste Umsatzwachstum ihren Wert. In solchen Fällen kann das Unternehmen schnell in Schwierigkeiten geraten, denn mangelnde Liquidität ist eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Unternehmen.

Unstrukturierter Aufbau des Finanzplans

Ein Finanzplan, der schlecht strukturiert oder unübersichtlich ist, kann mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Missverständnisse und Fehlentscheidungen sind dann schnell vorprogrammiert. Ein Finanzplan sollte daher klar gegliedert und auf die wesentlichen Informationen fokussiert sein, sodass er sowohl für interne Zwecke als auch für externe Stakeholder, wie Investoren oder Banken, überzeugend und nachvollziehbar ist.

Zu kurzer oder zu umfangreicher Finanzplan

Ein Finanzplan, der nur eine Seite umfasst, ist in der Regel zu oberflächlich und lässt wichtige Details aus. Andererseits kann ein übermäßig detaillierter Plan mit 100 Excel-Tabellen unübersichtlich und schwer zu interpretieren sein. Finde das richtige Maß – der Finanzplan sollte alle relevanten Informationen enthalten, ohne dabei übermäßig komplex zu werden. Ein ausgewogenes Detailniveau erleichtert die Interpretation und Entscheidungsfindung.

Manuelle Erstellung ohne geeignete Tools

Viele Unternehmen erstellen ihre Finanzplan-Vorlage manuell in Excel. Das ist allerdings anfällig für Fehler und schwer zu aktualisieren, insbesondere bei komplexen Berechnungen oder sich ändernden Rahmenbedingungen. Ohne geeignete Tools können ungenaue Ergebnisse und ineffiziente Arbeitsprozesse auftreten.

Ein spezialisiertes Finanzplan-Tool hingegen bietet integrierte Funktionen, um dynamische und genau aufeinander abgestimmte Pläne zu erstellen, die sich leicht aktualisieren und anpassen lassen. So kannst Du die Zuverlässigkeit und Effizienz Deiner Finanzplanung deutlich verbessern.

Best Practices: 4 Tipps für die Erstellung von Finanzplänen

Damit Dein Plan nicht nur vollständig, sondern auch effektiv ist, haben wir ein paar bewährte Tipps für Dich, die Du beachten solltest.

1. Finanzplan-Muster nutzen

Im Internet findest Du viele bewährte Finanzplan-Vorlagen, um Deine Planung strukturiert und effizient zu gestalten. Diese Vorlagen helfen Dir, alle wichtigen Elemente zu berücksichtigen und minimieren das Risiko, wesentliche Details zu übersehen. Besonders wenn Du noch wenig Erfahrung in der Finanzplanerstellung hast, führen Dich diese Excel-Vorlagen sicher durch den gesamten Prozess und sorgen dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

2. Software einsetzen

Der Einsatz von Finanzplan-Tools kann Deine Planung erheblich vereinfachen und präzisieren. Viele Softwarelösungen ermöglichen die Automatisierung der Datenerfassung und -analyse, was den Planungsprozess beschleunigt und Fehler minimiert. Die Software kann verschiedene Szenarien durchspielen, Prognosen anpassen und Dir fundierte Entscheidungshilfen bieten.

Tidely bietet Dir beispielsweise dedizierte Funktionen für die Liquiditätsplanung und deckt somit einen zentralen Bereich Deines Finanzplans ab. Die Software hilft Dir dabei, alle Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. Dank des intelligenten Cashflow Forecasts erhältst Du nicht nur einen aktuellen Überblick über Deine Finanzen, sondern kannst auch zukünftige Entwicklungen präzise planen. Dieser Forecast ermöglicht es Dir, die finanzielle Gesundheit Deines Unternehmens proaktiv zu steuern.

Auch für die Investitionsplanung schafft Tidely Abhilfe, indem es eine integrierte Szenarioanalyse bietet. Mit dieser Funktion kannst Du die Auswirkungen interner Unternehmensentscheidungen auf die Liquidität Deines Unternehmens simulieren und unterschiedliche Szenarien durchspielen.

3. Finanzplan regelmäßig überprüfen und anpassen

Ein Finanzplan ist kein statisches Dokument. Um den aktuellen Entwicklungen gerecht zu werden, sollte er regelmäßig überprüft und an veränderte Marktbedingungen, Unternehmensziele oder unerwartete Ereignisse angepasst werden. Diese Überprüfungen müssen sowohl die aktuellen Finanzkennzahlen als auch die zugrunde liegenden Annahmen und Prognosen umfassen.

4. Führungskräfte aller Teilbereiche in die Planung einbinden

Binde alle Führungskräfte in die Finanzplanung ein! Wenn der Plan nur von der Geschäftsleitung und dem Controlling erstellt wird, können wichtige Details übersehen werden. Zudem steigt die Akzeptanz und Motivation, wenn alle relevanten Führungskräfte beteiligt sind und sich mit den Zielen identifizieren.

Mit Tidely kannst Du das Team-Management effizient gestalten, indem Du verschiedenen Teammitgliedern Zugriff auf die Finanzplanung gewährst und ihre Beiträge zentral verwaltest. Dies fördert die Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Finanzplan als Fundament für langfristigen Erfolg

Ein durchdachter Finanzplan ist mehr als nur ein Dokument – er ist das Fundament für den langfristigen Erfolg Deines Unternehmens. Er liefert nicht nur klare Einblicke in die finanzielle Gesundheit, sondern hilft auch dabei, strategische Entscheidungen fundiert zu treffen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.

Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Herausforderungen, wenn es um die Erstellung eines Finanzierungsplans geht. Die Ausarbeitung erfordert viel Sorgfalt und eine präzise Planung, um sicherzustellen, dass alle relevanten finanziellen Aspekte berücksichtigt werden. Genau hier unterstützt spezialisierte Software wie Tidely.

Mit einer professionellen, softwaregestützten Finanzplanung stellst Du sicher, dass Dein Unternehmen auf einem soliden finanziellen Fundament steht und Deine Planung gleichzeitig flexibel genug ist, um sich schnell an verändernde Anforderungen anzupassen. So bereitest Du Dein Unternehmen optimal auf die Zukunft vor und kannst sicherstellen, dass es auch in dynamischen Zeiten erfolgreich bleibt.

Häufig gestellte Fragen zum Finanzplan

Wie erstelle ich einen Finanzplan?

So erstellst Du einen Finanzplan:

1. Bestimme die finanziellen Ziele und Anforderungen Deines Unternehmens.
2. Sammle historische Finanzdaten, Marktanalysen und Prognosen.
3. Erstelle Umsatz-, Rentabilitäts-, Kosten-, Investitions-, Liquiditäts- und Kapitalbedarfsplanungen.
4. Überprüfe verschiedene Szenarien und passe Deine Annahmen an.
5. Nutze Vorlagen oder spezialisierte Software, um den Prozess zu strukturieren und zu vereinfachen.
6. Halte den Plan aktuell und passe ihn regelmäßig an veränderte Bedingungen an.

Was gehört in einen Finanzplan?

Ein Finanzplan sollte folgende Elemente enthalten:

• Umsatzprognosen: Prognosen zu zukünftigen Umsätzen
• Kostenplanung: Übersicht aller fixen und variablen Kosten
• Deckungsbeitragsrechnung: Analyse der Kostenbeiträge von Produkten oder Dienstleistungen
• Rentabilitätsberechnung: Berechnung der erwarteten Rentabilität
• Investitionsplanung: Planung und Finanzierung zukünftiger Investitionen
• Liquiditätsplanung: Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit und Verwaltung der Liquidität
• Kapitalbedarfsanalyse: Ermittlung des Kapitalbedarfs und Planung der Finanzierungsstrategie

Wer erstellt einen Finanzierungsplan?

Ein Finanzierungsplan wird in der Regel von der Geschäftsführung oder dem Finanzverantwortlichen (z. B. CFO) des Unternehmens erstellt. Oft geschieht das in Zusammenarbeit mit dem Controlling sowie den Führungskräften der jeweiligen Fachbereiche, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Perspektiven in den Plan einfließen.

Warum ist es wichtig, einen Finanzplan zu erstellen?

Ein Finanzplan ist wichtig, weil er die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sichert, strategische Entscheidungen unterstützt, finanzielle Risiken minimiert und den langfristigen Erfolg des Unternehmens fördert. Er ermöglicht eine präzise Budgetierung, Investitionsplanung und Liquiditätsmanagement.

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