What to do about late payments? Rights for businesses

What does late payment mean under the BGB?

A late payment occurs when a customer, also known as the debtor, fails to settle an invoice within the agreed timeframe. The German Civil Code (Section 286 BGB) regulates exactly what this means and when it applies. It is important to note that as soon as a payment is late, you as the creditor have the right to charge default interest and late fees.

Late Payment: Requirements and Rights

A late payment under the BGB exists when the following conditions are met:

• Due date of payment: The claim must be legally and factually due. This means the service or delivery has been provided, and payment is due according to the contractual agreements.
• Receipt of the invoice: Your customer must have received the invoice. This is the case, for example, if you have sent the invoice by email or post and it has demonstrably arrived.
• Expiration of the deadline: If your customer has not paid after the deadline has passed, the payment is automatically considered late. The 30-day rule applies by default here.

What is the 30-day rule?

If you have not agreed on a specific payment deadline, the statutory regulation applies: a debtor is in default 30 days after receiving the invoice. Important: For consumers, you must explicitly state this rule on the invoice, for example: "Please note that you will be in default of payment no later than 30 days after receipt of this invoice."

Individual Payment Terms

You can shorten the 30-day rule by setting a clear payment deadline. Agree on terms in your contracts or on the invoice such as "payable within 14 days" or "due date: [Date]". This gives you more planning security and allows you to react faster.

The Role of Payment Reminders

Whether you need to send a formal reminder depends on whether a fixed payment deadline was agreed upon or not.

• With a fixed payment deadline:
  If your invoice contains a clear payment deadline, such as a specific due date, no reminder is required. The customer is automatically in default as soon as the deadline has passed.
• Without a fixed payment deadline:
  If you have not specified a concrete payment deadline on your invoice, the default only occurs after a formal reminder. This reminder formally puts the customer in default and gives them a new deadline to settle the outstanding claim.

In practice, it is often worth starting with a friendly payment reminder. Many customers pay immediately after the first reminder—without further steps being necessary. Only if this goes unnoticed should you send a formal demand letter.

The Law Against Late Payments

Late payment is not just an annoying problem, but also a financial risk—and by no means only at a national level. With the EU Late Payment Directive (Directive 2011/7/EU), the European Union has created clear rules to protect creditors like you and improve payment morale. Especially in the B2B sector, these standards set important limits so that unpaid invoices do not become a permanent burden:

• Maximum payment period of 30 days: As a rule, companies may not agree on payment terms longer than 30 days. Only in the case of special agreements are up to 60 days permitted.
• Default interest: In the event of late payment, creditors may claim default interest that is significantly higher than the base interest rate (9 percentage points in the B2B sector).
• Late payment fee: A flat fee of 40 euros can be charged in addition.

These regulations are intended to ensure that your company does not run into liquidity problems due to long payment terms or unreliable customers. Especially for smaller businesses, these measures are an effective tool to avoid financial bottlenecks and strengthen your own planning security.

Wirtschaftliche Folgen von Zahlungsverzug für Unternehmen

Zahlungsverzug kann Dein Unternehmen auf vielen Ebenen belasten und erhebliche Risiken bis hin zur Insolvenz mit sich bringen. Die Folgen betreffen nicht nur Deine Finanzen, sondern auch Dein operatives Geschäft und langfristige Wachstumschancen. Das hier sind die größten Risiken:

Liquiditätsprobleme und Cashflow-Risiken

Offene Rechnungen können schnell zu einem Dominoeffekt führen. Wenn Deine Kunden nicht rechtzeitig zahlen, fehlen Dir die finanziellen Mittel, um eigene Verpflichtungen zu erfüllen. Das betrifft nicht nur wiederkehrende Ausgaben wie Gehälter, Mieten oder Lieferantenrechnungen, sondern auch Deine Fähigkeit, auf unerwartete Kosten zu reagieren.

Erhöhter Verwaltungsaufwand und Kosten im Forderungsmanagement

Unbezahlte Rechnungen bedeuten, dass Dein Forderungsmanagement stärker gefordert ist. Der Prozess, säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen, umfasst mehrere Schritte, die hohe Verwaltungskosten mit sich bringen und personelle Ressourcen binden. Dazu kommen externe Kosten, etwa für Rechtsanwälte, Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Im schlimmsten Fall können diese Zusatzkosten den ursprünglichen Rechnungsbetrag übersteigen, insbesondere bei kleineren Forderungen.

Verpasste Investitionschancen

Zahlungsverzug wirkt sich direkt auf Deine Investitionsfähigkeit aus. Blockierte liquide Mittel stehen Deinem Unternehmen nicht zur Verfügung, um strategische Projekte umzusetzen, notwendige Anlagen zu beschaffen oder neue Geschäftsfelder zu erschließen. Auf Dauer kann dies die Wettbewerbsfähigkeit erheblich schwächen.

Rechte des Gläubigers bei Zahlungsverzug

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, hast Du als Gläubiger bei Zahlungsverzug klare Rechte, um Deine Forderungen durchzusetzen und finanzielle Verluste zu minimieren. Diese Rechte sind gesetzlich geregelt und bieten Dir mehrere Möglichkeiten, offene Beträge einzufordern.

Verzugszinsen und Mahnkosten

Sobald Dein Kunde in Verzug gerät, kannst Du Verzugszinsen geltend machen. Laut § 288 BGB beträgt der Zinssatz:

• 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2B-Bereich und
• 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2C-Bereich.

Damit sollen nicht nur Deine Ausfälle ausgeglichen, sondern auch Anreize geschaffen werden, Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Zusätzlich hast Du das Recht, Mahnkosten zu erheben, die den Verwaltungsaufwand für Zahlungserinnerungen und Mahnungen abdecken.

Den aktuellen Basiszinssatz kannst Du auf der Webseite der Deutschen Bundesbank einsehen.

Ersatz innerbetrieblicher Kosten und Pauschalen

Ein weiterer wichtiger Punkt: Du kannst als Gläubiger auch innerbetriebliche Kosten geltend machen. Für jede überfällige Rechnung hast Du Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro gemäß § 288 Abs. 5 BGB. Diese Pauschale dient dazu, Deine internen Aufwände – wie Personal- und Verwaltungskosten – zumindest teilweise auszugleichen. Darüber hinaus können bei größeren Forderungen auch zusätzliche Kosten, etwa für Anwalts- oder Inkassodienstleistungen, ersetzt werden.

Gerichtliches Mahnverfahren und Inkasso

Sollte Dein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlen, kannst Du gerichtliche Schritte einleiten. Ein gerichtliches Mahnverfahren ermöglicht es Dir, einen vollstreckbaren Titel zu erwirken. Mit diesem kannst Du Deine Forderung durch Zwangsmaßnahmen wie Kontopfändungen oder Lohnpfändungen eintreiben lassen. Alternativ kannst Du ein Inkassounternehmen beauftragen, das die Eintreibung der Forderung für Dich übernimmt. Beide Wege helfen Dir, rechtssicher und effektiv gegen säumige Zahler vorzugehen.

Maßnahmen bei und vor Zahlungsverzug

Ein professioneller Umgang mit Zahlungsverzug beginnt mit einem klaren Plan. Ob es darum geht, offene Forderungen einzutreiben oder präventiv vorzusorgen – entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen, das Dir Zeit, Nerven und finanzielle Ressourcen spart. Hier erfährst Du, welche Schritte sich bei Zahlungsverzug bewährt haben und wie Du ihn von vornherein verhindern kannst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung bei Zahlungsverzug

1. Freundliche Zahlungserinnerung:
   Oft ist eine höfliche Erinnerung alles, was es braucht. Viele Kunden zahlen direkt, wenn sie an die offene Rechnung erinnert werden. Formuliere dabei freundlich, aber klar, und gib ein neues Zahlungsziel vor.
2. Förmliche Mahnung:
   Bleibt die Zahlung trotz Erinnerung aus, solltest Du eine förmliche Mahnung verschicken. Weise dabei auf Verzugszinsen und Mahngebühren hin, um den Druck zu erhöhen. Setze eine verbindliche Frist und mach deutlich, welche nächsten Schritte folgen, falls keine Zahlung erfolgt.
3. Letzte Mahnung:
   Zeigt der Kunde weiterhin keine Reaktion, ist es Zeit für eine letzte Mahnung. Diese ist die finale Aufforderung, bevor Du rechtliche Schritte einleitest. Sei dabei klar und unmissverständlich, um Deine Forderung durchzusetzen.

Wie lässt sich Zahlungsverzug vermeiden?

Noch besser, als Zahlungsverzug zu managen, ist es, ihn gar nicht erst entstehen zu lassen. Präventive Maßnahmen wie klare Zahlungsziele, Bonitätsprüfungen bei neuen Geschäftspartnern oder der Einsatz von Factoring können Dir helfen, das Risiko deutlich zu senken. Auch ein transparentes Forderungsmanagement mit automatisierten Zahlungserinnerungen sorgt dafür, dass Deine Rechnungen pünktlich beglichen werden.

In unserem Beitrag „Zahlungsverzug verhindern“ erfährst Du, wie Du präventive Maßnahmen optimal umsetzt.

Zahlungsverzug verwalten mit Tidely

Mit einem klaren Verständnis Deiner Rechte bei Zahlungsverzug, strukturierten Maßnahmen und präventivem Forderungsmanagement kannst Du den Herausforderungen im Zahlungsverzug effektiv begegnen und Deine Liquidität sichern.

Hier kommt eine Cashflow-Management-Software wie Tidely ins Spiel: Mit Tidely hast Du jederzeit einen umfassenden Überblick über Deine Liquidität und erkennst frühzeitig, welchen Einfluss offene Rechnungen auf Deine Zahlungsfähigkeit haben. Das Tool unterstützt Dich einfach und effizient im Rechnungsmanagement, sodass kein Termin mehr übersehen wird.

Was Tidely für Dich leisten kann:

• Echtzeitübersicht über alle offenen Forderungen: Durch die nahtlose Anbindung Deines Rechnungssystems hast Du alle Rechnungen mit aktuellem Status immer im Blick. Du siehst sofort, welche Rechnungen beglichen wurden, bei welchen nachgefasst werden muss und wann Mahnungen fällig sind.
• Planung mit dem „Erwartet Datum“: Dank dieser einzigartigen Funktion kannst Du auch mit Zahlungsverzug zuverlässig planen. Sie hilft Dir, frühzeitig zu erkennen, welche Gelder wann verfügbar sein müssen oder wie Du eventuelle Engpässe abfedern kannst.

Kurz gesagt: Mit Tidely machst Du Dein Forderungsmanagement übersichtlich und planbar – perfekt, um Dein Unternehmen auf Kurs zu halten.

FAQ

Was ist Zahlungsverzug nach BGB?

Zahlungsverzug liegt laut § 286 BGB vor, wenn ein Schuldner eine fällige Zahlung nicht rechtzeitig leistet. Dies tritt ein, wenn das Zahlungsziel überschritten wird oder – ohne Fristvereinbarung – 30 Tage nach Rechnungserhalt und Fälligkeit keine Zahlung erfolgt. Gläubiger können Verzugszinsen und Mahnkosten geltend machen.

Was sind vorrangige Rechte des Verkäufers bei Zahlungsverzug?

Als Erstes können Verkäufer bei Zahlungsverzug die ursprüngliche Zahlung einfordern. Darüber hinaus können sie Verzugszinsen (im B2B-Bereich 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) und eine Mahnpauschale von 40 Euro geltend machen. Zudem dürfen sie Mahnungen versenden, innerbetriebliche Kosten einfordern und notfalls gerichtliche Schritte einleiten.

Was sind nachrangige Rechte bei Zahlungsverzug?

Nach den Hauptforderungen aus den vorrangigen Rechten können Gläubiger bei Zahlungsverzug auch nachrangige Rechte geltend machen. Dazu gehören:

• Sicherheiten: Wenn der Schuldner Sicherheiten wie eine Bürgschaft oder Hypothek gestellt hat, können diese nach der Hauptforderung geltend gemacht werden.
• Sekundäre Forderungen: Weitere vertragliche Forderungen, die nicht direkt zur Hauptforderung gehören, können nachrangig eingefordert werden, wie zum Beispiel Entschädigungen für nicht erfüllte Lieferungen oder Dienstleistungen.

Wie lange darf man im Zahlungsverzug sein?

Zahlungsverzug beginnt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungserhalt. Der Schuldner bleibt so lange im Verzug, bis die Forderung beglichen ist oder eine Einigung erzielt wird. Gläubiger können ab Verzugseintritt rechtliche Maßnahmen einleiten.

Was tun bei säumigen Kunden?

Beginne mit einer freundlichen Zahlungserinnerung und setze bei ausbleibender Reaktion eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung auf. Als letzten Schritt kannst Du rechtliche Maßnahmen wie ein Mahnverfahren oder Inkasso einleiten.